導言
正如電腦正在逐漸的代替手寫，現(xiàn)代科技對辦公環(huán)境的影響隨處可見。可以說許多人都無時無刻不在經歷著一場手動到E化的變革。
這樣的變革也不可避免地出現(xiàn)在了以公共服務為主要目的政府部門之中。這無疑是一件讓民眾興奮的事。因為政府效率的提高意味著社會公共服務的改善。而政府對高科技辦公設備日漸增長的需求正是他們服務和效率意識的見證。作為政府采購清單中必備的一員，多功能復合機的廣泛應用便是一個典型的例子。
背景
上海浦東新區(qū)政府辦公中心
浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心是政府的職能部門之一，原來擁有兩臺一體機、一臺多功能復合機和一批獨立的分頁、裝訂、裁切設備。在平時工作過程中月印量不均勻。在有政府會議以及活動期間，對印量需求會突然增加。最大可達到每月5萬張以上。打印文件的類型通常是公函、通知、報告、制作成套的會議文件以及需要套印的紅頭文件。
在成套文件的打印過程中，需要工作人員在分頁、裝訂、裁切等不同功能的設備上分工合作。大型會議期間常常需要投入非常多的人力物力，或者進行業(yè)務外包。長期下來，不僅人力消耗很大，各種設備也造成了空間和耗材上的大量消耗。有時對只有三個工作人員的文印中心來說工作負荷過大。無論是成本還是效率都達不到理想效果。
另外，由于政府的文檔多以機密文檔為主，主要通過打印、復印、掃描、傳真或電子郵件發(fā)送等形式輸入或輸出，如果數(shù)據(jù)資料管理手段不完善，就可能引發(fā)輸出、存儲、調用等風險，帶來嚴重的數(shù)據(jù)泄漏或者經濟損失。
由于工作的特殊性，浦東新區(qū)人大文印中心需要的解決方案不僅要能提高工作效率，也要最大限度保障數(shù)據(jù)安全。
解決方案
事實上，從普通辦公到按需印刷，柯尼卡美能達都能根據(jù)客戶的需求提供各種解決方案。
使用柯尼卡美能達復印機，再搭配上獨有的軟件，可以將掃描文檔和應用文件結合成一個PDF數(shù)據(jù)，并且同時發(fā)送數(shù)據(jù)至多個目的地，從而提高數(shù)據(jù)管理和應用的效率。文檔的真正電子化，不僅減少了儲存空間，減少了網絡資源的占用。不僅如此，柯尼卡美能達多功能復合機的后續(xù)插頁裝訂裁切功能還可以使小冊子的制作一氣呵成。對文檔的管理，不僅使工作效率大大提高，并節(jié)省了人力物力，節(jié)約了成本。
柯尼卡美能達多功能復合機可以設置多達1000個部門的允許使用功能和輸出紙張數(shù)。此外，您可對每個部門復印、打印、傳真和掃描功能的使用情況監(jiān)控。與用戶驗證功能相結合，您可對個人用戶進行相同的功能限制設定置。詳盡的部門及成本管理工具,不僅可以掌握各部門及人員的使用情況，更可提高全體員工的成本意識，削減經費支出，改善工作效率。
同時，柯尼卡美能達多功能復合機的安全管理功能，不僅可以在復印、打印、掃描或傳真后刪除管理信息，而且通過覆蓋特定格式化數(shù)據(jù)，破壞硬盤中的相關圖像和可恢復數(shù)據(jù)。同時，密碼保護設置可以防止未經授權的訪問。在輸出重要文檔時，可設置密碼實現(xiàn)安全鎖定，確保了文檔的安全輸出。而且所有網絡通訊都受加密保護，機器中的安全日志可以追蹤使用情況和設備故障，并且未經授權，他人無法訪問記錄。其硬盤鎖定功能還可以保護硬盤移除后的數(shù)據(jù)安全。多種措施，使數(shù)據(jù)更安全。
綜合考慮到各個方面的需求，浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心使用了柯尼卡美能達所提供的bizhub 600黑白多功能復合機。在這套解決方案的幫助下，浦東新區(qū)政府實現(xiàn)了工作的無障礙運轉。文印中心成為支持政府工作，提高效率的功臣。在有大型會議及活動的情況下，文本打印，套印等大批量的工作能夠快速完成并達到錯誤率最小化。
bizhub 600的輸出速度為60頁/分鐘，而且輸入輸出裝訂一氣呵成。高速打印和7600張最大紙張容量，即便是在海量打印任務的情況下，依然能夠效率運作。同時，人力投入大量減少。使用了Simitri聚合碳粉技術的bizhub 600保證了打印質量的同時也降低了能耗。廢粉還可通過特殊技術循環(huán)使用，成就了政府環(huán)保辦公的榜樣的形象和需求。
bizhub 600同時也保證了政府工作的安全性，實現(xiàn)了多功能傳送，單步操作便可將掃描數(shù)據(jù)或硬盤數(shù)據(jù)通過傳真和電子郵件發(fā)送至不同類型的目的地。bizhub 600不僅可以為每個用戶設定個性化訪問權限，而且可以為每個部門設定組群的輸入和輸出限制。而且多種措施，能夠實現(xiàn)舊數(shù)據(jù)移除，增強作業(yè)的監(jiān)控和網絡安全。
浦東新區(qū)政府在使用過程中就對每個用戶設定頁面輸入和輸出的限制，安全性提高的同時，還達到了部門內部管理、成本控制以及簡化費用核算的目的。
實施效果
購置bizhub600半年以來，浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心的辦公效率提高了一倍。在1月到2月的人大會期間，區(qū)人大文印中心輕松的完成了繁重的文印任務，在分頁、裝訂、裁切方面，尤其在文件歸檔和安全保密的方面更是得心應手。各類文件的歸檔整理也井井有條。不僅如此，耗材浪費也明顯減少，成本降低。
“新的設備使我們的工作前所未有的輕松。出錯的概率也小了很多。快捷、安全、高效是對這個解決方案最好的描述。通過這些先進的技術和產品，政府職能的實施有了更強有力的后臺支持！”浦東新區(qū)政府的文印中心工作人員說。
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