特種設(shè)備檢測與社會經(jīng)濟發(fā)展和人民生活息息相關(guān)，由于行業(yè)的特殊性，檢測單位對日常辦公的周邊配套設(shè)施也提出了很高要求。以某市特種設(shè)備檢測研究院為例，在原有的辦公設(shè)備無法滿足現(xiàn)有工作需求的情況下，通過導入柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)，極大改善了工作流程，使辦公效率得到了大幅提升。
量身定制的OPS綜合提案服務(wù)
OPS（Optimised Print Services）綜合提案服務(wù)是柯尼卡美能達所提供的全球統(tǒng)一的辦公輸出環(huán)境=優(yōu)化服務(wù)項目，鑒于目前企業(yè)用戶的辦公輸出環(huán)境大多為打印、復(fù)印、掃描、傳真等設(shè)備拼湊而成，且缺乏系統(tǒng)有效的管理或維護，柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)綜合運用咨詢、硬件、軟件實施以及工作流程相結(jié)合的形式，通過前期咨詢、改善實施、后期管理三個環(huán)節(jié)的銜接運作，能夠?qū)υO(shè)備、流程、成本、安全、環(huán)保5個關(guān)鍵領(lǐng)域進行整體性改善。
針對不同的辦公輸出環(huán)境，柯尼卡美能達"量身定制"地提出不同的改善提案，比如，對該特種設(shè)備檢測研究院的特殊辦公輸出環(huán)境，通過導入OPS綜合提案服務(wù)，得到了顯著的改善效果。據(jù)該單位相關(guān)負責人表示，"以往辦公設(shè)備故障頻發(fā)，辦公效率低下，文檔處理安全和成本控制等方面存在諸多問題。柯尼卡美能達通過實施OPS綜合提案服務(wù)，使我們的工作流程得以優(yōu)化，工作效率提升40%，辦公成本下降20%，而且更好地保障了機密文件信息不被泄露，并且降低了紙張和電力等資源的消耗，環(huán)保效益更佳，各部門對導入效果十分滿意。"
刷卡認證解決日常管理多重難題
實現(xiàn)辦公設(shè)備的集中管理是該研究所的當務(wù)之急，據(jù)用戶介紹，原有的文檔輸出設(shè)備品牌和采購時間不統(tǒng)一，許多設(shè)備到了使用期限還在超負荷工作，導致IT部門耗費大量時間進行日常設(shè)備維護，無法專注開展核心業(yè)務(wù)，各部門的辦公支出也難以核算。老舊的辦公設(shè)備缺少加密設(shè)置，導致打印出來的"機密"測試報告常常被誤拿，面臨泄密的風險。
柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)中的刷卡管理解決方案就能很好地解決這些問題。
導入IC卡用戶認證系統(tǒng)后，員工只需在電腦上確認打印任務(wù)，走到任何一臺空閑的復(fù)合機前直接刷卡即可得到自己的打印文件。這樣的好處是，首先規(guī)避了打印輸出信息泄露的風險；其二，均衡了設(shè)備負荷，員工也無需排隊等待打印，減少了時間浪費；其三，由于個人IC卡信息唯一，通過刷卡錄入，個人打印信息將自動歸入所屬部門以便統(tǒng)計。對于不必使用彩色打印的部門，可以設(shè)置打印權(quán)限和使用限量。系統(tǒng)每月將生成自定義格式報表，成本和使用情況一目了然。
柯尼卡美能達的先進設(shè)備還為用戶大力推行雙面打印和掃描到郵件（scan to me）等降低紙張成本的舉措，減少了不必要的紙張和碳粉的浪費，經(jīng)后期統(tǒng)計已實現(xiàn)了20%的辦公成本縮減，環(huán)保效益也隨之提高。方案導入帶來的便捷性使得工作效率提升40%，從根本上促進該研究所辦公效率全面升級。
運用二維碼實現(xiàn)文件智能歸檔
檢測研究院時常有大批量報告文件需要歸檔，純手工操作不僅浪費時間，還容易出現(xiàn)錯漏。研究院迫切希望以"智能"化自動歸檔系統(tǒng)來取代傳統(tǒng)的人工操作，全面提升辦公效率和業(yè)務(wù)精準度。而如何讓復(fù)合機像"人眼"一樣自動識別掃描信息并進行分類？柯尼卡美能達給出了創(chuàng)新的二維碼分割系統(tǒng)。
當今二維碼已被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代商業(yè)活動中，在研究院每一套檢測記錄資料的首頁，也標志了唯一識別的二維碼。柯尼卡美能達的二維碼分割系統(tǒng)，在復(fù)合機自動批量掃描并初步歸檔之后，自動訪問文件夾，"搜尋"帶有二維碼的文件，并將其推送到指定的分類文件夾中。據(jù)初步測算，實施此系統(tǒng)之后至少減少了約80%的時間浪費，歸檔準確，避免了人工出錯。
全保服務(wù) 保全用戶利益
為保證企業(yè)辦公系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，全面的售后服務(wù)也被整合進OPS體系。柯尼卡美能達為用戶提供全面的產(chǎn)品與服務(wù)，除了傳統(tǒng)的維修服務(wù)外，還增加了設(shè)備及相關(guān)配套軟件的培訓。針對研究院非常關(guān)注的維修效率，柯尼卡美能達采取多種措施保證在短時間內(nèi)完成維修任務(wù)。
"自從實施了OPS綜合提案服務(wù)，以往辦公上存在的繁瑣和不便一掃而空，各部門都能更加專注于本部的核心工作。我們非常感謝柯尼卡美能達，能夠針對我們自身的特殊性以及出現(xiàn)的問題實施個性化解決方案，這讓我們看到柯尼卡美能達公司真誠的合作誠意以及專業(yè)化的技術(shù)水平。"研究院負責人再次強調(diào)。
柯尼卡美能達OPS綜合提案服務(wù)幫助特殊行業(yè)用戶成功實現(xiàn)了高效、智能的辦公管理，提高安全性，并大幅度縮減辦公成本，充分體現(xiàn)了"增值服務(wù)"的價值所在，為用戶引領(lǐng)產(chǎn)業(yè)升級奠定了堅實基礎(chǔ)。
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