廣州某陶瓷有限公司總部位于意大利摩德納市，主要從事瓷磚的設計、研發(fā)、生產和銷售，于2001年投資中國，隨著業(yè)務的發(fā)展，已約有100名員工陸續(xù)搬入研發(fā)中心全新的辦公大樓進行辦公。在當時，該研發(fā)中心由于集合了多個分支的資產，所以使用了大約有3臺的辦公設備。辦公設備由采購部、行政部和IT部門共同承擔管理責任，由于不同廠家的設備混在一起，購買后使用的年數(shù)也是五花八門的。
在那種混合使用的環(huán)境中，往往會有辦公設備運行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應對公司內各部門頻繁提出的修理要求就耗費了大量的人力。再加上辦公設備的運行成本很難掌握，這都是很棘手的問題。”
公司為了解決這些課題，向幾家辦公設備供應商征求建議。經過多方的討論比較，最終選擇了科頤辦公提供的柯尼卡美能達的解決方案。
選中柯尼卡美能達的重要理由就是柯尼卡美能達所提供的評估調查服務。此調查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設備的放置情況、過去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設備的輸出張數(shù)，通過對管理者及使用者進行問卷調查等手段，對設備使用情況和成本等現(xiàn)狀進行了調查和分析。
通過評估，就使得本來隱藏的問題顯現(xiàn)出來了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設備多臺使用；還存在耗材由使用設備的部門自行購買等情況，無法對現(xiàn)有的辦公設備進行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設備的數(shù)量相比，管理這些設備的工作人員實在太少了等課題。
導入解決方案的時候，并不是一次性將所有設備進行更換，而是分階段實施。首先嘗試更換使用的設備是1臺柯尼卡美能達C226彩色多功能復合機 ,同時還導入了統(tǒng)計管理軟件和設備管理軟件實現(xiàn)了對辦公設備的統(tǒng)一管理。
導入后，得到了多種成效。設備發(fā)生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設備管理效率也提高了。導入前，每次設備發(fā)生故障，都必須到設備放置處，確認該設備的問題。導入后如果設備再發(fā)生問題，利用網(wǎng)絡監(jiān)視的監(jiān)測，管理者就能通過電子郵件和手機自動收到相應的問題報告。
“能夠馬上掌握到發(fā)生問題的設備所處的場所及問題種類等信息，就可以準確迅速地處理問題。而且，在復合機使用量較大的財務中心，處理故障的時間減少到1/3，這樣的話設備管理工作量也減少了”。
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