用戶在使用IC卡進行打印輸出
辦公設備每月的運行成本是多少？運行成本削減30％，可能嗎？防止企業機密情報外泄，您有對策了嗎？高效的工作效率，怎樣才能實現呢？
您可能不只一遍探究過以上問題的答案。在提倡削減經費的今時今日，您一定想要從根本上削減復合機、打印機等OA設備的運行成本。從紙張的使用開始到電話費和電費的消耗，杜絕浪費。您一定曾經為由辦公設備的輸入輸出引起的紙張信息外泄而擔憂不已，并且為維持高效的輸出環境，提升工作效率而不斷努力。
從現狀來看，能夠很好的把握每月辦公設備的運行成本的公司不是很多，為此柯尼卡美能達提供的“評估調查”*辦公解決方案就能幫您——以現狀調查分析為基礎，對辦公設備的輸出量、總體使用成本進行可視化分析的基礎上，優化辦公設備配置，降低辦公管理成本，提高辦公安全性。化學材料巨頭羅門哈斯公司*在導入了柯尼卡美能達復合機產品及其辦公解決方案后，完成了對設備的評估調查，將使用情況和成本可視化，通過設備管理軟件的運用，將處理機器故障所發生的工作量減少到1/3，并使用IC卡認證提高了辦公的安全性，帶動了整體效率的提升。
混合使用辦公設備，增加了后期管理工時
在特殊化學材料領域中，成立百年的羅門哈斯公司以其經營規模和業績始終位于行業領先地位，其全球第二大研發中心就坐落于中國上海張江高科技園區內，規模僅次于位于北美的研發中心總部，在業務上涵蓋了整個亞太地區。2006年8月，羅門哈斯研發中心正式成立，約有800名員工陸續搬入研發中心全新的辦公大樓進行辦公。在當時，該研發中心由于集合了多個分支的資產，所以使用了大約有100臺的辦公設備。辦公設備由采購部、行政部和IT部門共同承擔管理責任。羅門哈斯研發中心的IT基礎設施負責人李明先生回憶起當時的情形，說道“盡是些打印機和傳真機這樣功能單一的辦公設備。而且，不同廠家的設備混在一起，購買后使用的年數也是五花八門的。”
在那種混合使用的環境中，往往會有辦公設備運行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應對公司內各部門頻繁提出的修理要求就耗費了大量的人力。再加上辦公設備的運行成本很難掌握，這都是很棘手的問題。”
評估調查，實現使用情況和成本的可視化
公司為了解決這些課題，向幾家辦公設備供應商征求建議。經過多方的討論比較，最終選擇了柯尼卡美能達的解決方案。
選中柯尼卡美能達的重要理由就是柯尼卡美能達所提供的評估調查服務。此調查就是根據現有辦公環境中辦公設備的放置情況、過去1年辦公耗材成本與現有設備的輸出張數， 通過對管理者及使用者進行問卷調查等手段，對設備使用情況和成本等現狀進行了調查和分析。
“以前，公司內辦公設備的數量實在太多了，在公司里有什么設備，使用中的狀況到底是怎樣的，運行成本是多少等問題，從整體上把握是很困難的。多虧了柯尼卡美能達評估調查服務，使我們能夠很明確的掌握了這些信息。” 羅門哈斯公司的李先生這樣說道。
通過評估，就使得本來隱藏的問題顯現出來了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設備多臺使用；還存在耗材由使用設備的部門自行購買等情況，無法對現有的辦公設備進行統一的管理，其次，與辦公設備的數量相比，管理這些設備的工作人員實在太少了等課題。
此外，通過對辦公設備使用現狀的調查和分析，找到了解決這些問題的具體辦法。李先生舉了其中的一例: “要削減運行成本，首先要能不斷地掌握打印和復印的使用情況，在根本上將這些統計結果可視化，然后，讓員工們看到這些統計結果，讓他們增強削減辦公成本意識是非常有必要的。柯尼卡美能達提供的方案就是以這些問題的調查和分析結果為基礎，通過使用裝載IC卡認證選購件的復合機、軟件及服務，對工作效率、成本、安全性等多個方面進行合理配置的解決方案。“改善后的效果用數字來體現是非常有幫助的。” 李先生這樣強調。他在綜合了性價比等方面，最后決定采用這個方案。
故障應對時間減少到1/3 通過使用 IC卡提高了辦公安全性
導入解決方案的時候，并不是一次性將所有設備進行更換，而是分階段實施。首先嘗試更換使用的設備是柯尼卡美能達的2臺彩色多功能復合機bizhub C451和2臺黑白復合機bizhub 501。這4臺設備取代了原有的10臺辦公設備的所有功能。同時還導入了統計管理軟件和設備管理軟件實現了對辦公設備的統一管理。
導入后，得到了多種成效。設備發生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設備管理效率也提高了。導入前，每次設備發生故障，都必須到設備放置處，確認該設備的問題。導入后如果設備再發生問題，利用網絡監視的監測，管理者就能通過電子郵件和手機自動收到相應的問題報告。
“能夠馬上掌握到發生問題的設備所處的場所及問題種類等信息，就可以準確迅速地處理問題。而且，在復合機使用量較大的財務中心，處理故障的時間減少到1/3，這樣的話設備管理工作量也減少了”。
此外，還配合導入了現有公司IC卡的認證打印。其結果在提高辦公安全性方面取得了很大的成效。通過各個用戶復印、打印量的統計使辦公成本的管理更加簡單，運用高速彩色掃描功能提高工作效率。 至于在柯尼卡美能達售后服務方面， 李先生評價道“服務人員的應對很迅速，非常放心。”
由于這次嘗試性地導入柯尼卡美能達的辦公解決方案，在大幅度削減了設備使用成本的基礎上，設備管理工作量的減少而導致企業在人員開支的大幅度減少，使得企業的總體辦公設備運行成本得到縮減。羅門哈斯預想，如果條件許可，希望在整個中國研發中心推廣此辦公解決方案，并且柯尼卡美能達將會一如既往支持羅門哈斯公司的業務發展。
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